TP.HCM tái cấu trúc quy trình nội bộ, đẩy mạnh xử lý hồ sơ trực tuyến dựa trên dữ liệu số

Từ đầu tháng 10/2024, anh Thành Nam, cư dân tại quận Bình Tân, TP.HCM, đã nộp hồ sơ xin cấp giấy phép xây dựng (GPXD) trực tuyến, thông qua hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) của thành phố. Quá trình nộp hồ sơ khá đơn giản, anh chỉ cần sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID để đăng nhập, điền thông tin, đính kèm tài liệu như sổ đỏ và bản vẽ công trình. Ngay hôm sau, anh nhận được thông báo hồ sơ hợp lệ và hướng dẫn nộp lệ phí, với hẹn trả kết quả sau hai tuần. Anh Thành Nam đánh giá, nộp hồ sơ trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian và công sức hơn so với phương thức truyền thống.

Nhiều thủ tục hành chính tại TP.HCM hiện nay đã được liên thông trên cổng dịch vụ công, giúp người dân không phải mất thời gian làm từng thủ tục riêng biệt. Một ví dụ điển hình là thủ tục đăng ký khai sinh, thường trú và cấp thẻ BHYT cho trẻ dưới 6 tuổi. Chị Diệu Mi, cư dân tại quận Bình Thạnh, sau khi được hướng dẫn, chỉ mất khoảng 10 phút để hoàn thành các bước xử lý hồ sơ trên máy tính. Cô chia sẻ rằng mỗi bước xử lý hồ sơ đều được cập nhật qua tin nhắn điện thoại, giúp người dân dễ dàng theo dõi và bổ sung giấy tờ khi cần.

Tuy nhiên, TP.HCM vẫn đang nỗ lực khắc phục những điểm nghẽn trong quá trình cải cách hành chính. Theo khuyến nghị từ Văn phòng Chính phủ vào đầu năm 2024, thành phố cần giải quyết năm nội dung quan trọng: công bố thủ tục hành chính chậm, tỷ lệ cung cấp dịch vụ công trực tuyến thấp, tỷ lệ giải quyết hồ sơ trễ hạn cao, số hóa kết quả thủ tục hành chính còn hạn chế, và thanh toán trực tuyến chưa phổ biến. Ông Đặng Quốc Toàn, Chánh văn phòng UBND TP.HCM, cho biết thành phố đã ban hành kế hoạch khắc phục và đã đạt được những kết quả đáng kể. Đến nay, TP.HCM đã công bố 25/28 lĩnh vực TTHC chậm công bố, đồng thời tăng cường áp dụng dịch vụ công trực tuyến với 966 thủ tục.

Trong 9 tháng đầu năm 2024, TP.HCM đã tiếp nhận hơn 15 triệu hồ sơ hành chính, trong đó hơn 8,8 triệu hồ sơ được nộp trực tuyến. Tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hạn đạt gần 98%. Tuy nhiên, thành phố vẫn gặp khó khăn trong việc đồng bộ dữ liệu giữa cổng dịch vụ công và hệ thống quản lý chuyên ngành của các bộ. Mặc dù vậy, TP.HCM đã nỗ lực kết nối và đồng bộ gần 2,7 triệu hồ sơ, đạt tỷ lệ 34,4%.

Đặc biệt, việc thanh toán trực tuyến đang được đẩy mạnh. Hiện tại, TP.HCM có 324 thủ tục hành chính thực hiện thanh toán trực tuyến qua cổng dịch vụ công. Các thủ tục còn lại được thanh toán qua chuyển khoản hoặc mã QR, với biên lai điện tử tích hợp.

TP.HCM cũng đã cắt giảm từ 1-2 bước trung gian không cần thiết trong quy trình nội bộ đối với 1.180 thủ tục hành chính, qua đó giảm được 3.512 giờ làm việc. Đối với các thủ tục nộp trực tuyến, người dân và doanh nghiệp không cần phải scan hay ký số các mẫu đơn, tờ khai, bởi chúng đã được điện tử hóa trên cổng dịch vụ công. Thành phố cũng đã cấp chữ ký số cho gần 1,6 triệu người dân, tương đương với 27% người trưởng thành.

Một trong những mục tiêu của TP.HCM là giảm bớt thành phần hồ sơ yêu cầu từ người dân và doanh nghiệp. Giám đốc Trung tâm chuyển đổi số TP.HCM Võ Thị Trung Trinh cho biết, thành phố đang khai thác dữ liệu kết quả của các cơ quan hành chính. Điều này giúp giảm thiểu việc yêu cầu người dân nộp lại những giấy tờ đã có trong hệ thống, như sổ đỏ hay bản vẽ thiết kế. Điều này mang lại nhiều tiện lợi và tiết kiệm chi phí cho người dân. Trong 9 tháng đầu năm 2024, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính TP.HCM đã xác thực 2 triệu lượt thông tin, tiết kiệm một lượng lớn chi phí cho người dân.

Ngoài ra, Trung tâm chuyển đổi số TP.HCM còn phối hợp với Sở Công thương để tái cấu trúc biểu mẫu của 42 thủ tục hành chính dựa trên cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp không cần phải nộp bản sao giấy đăng ký kinh doanh khi làm hồ sơ.

Mặc dù TP.HCM đã đạt được nhiều kết quả trong việc cải cách hành chính và số hóa quy trình, nhưng vẫn còn một số thách thức. Nhiều cơ quan hành chính đang gặp phải áp lực trong việc đạt chỉ tiêu hồ sơ dịch vụ công trực tuyến. Người dân phải tạo tài khoản trên cổng dịch vụ công quốc gia, hoặc đăng nhập bằng VNeID, nhưng không phải ai cũng quen với công nghệ này, đặc biệt là người cao tuổi. Một số phường thậm chí phải hướng dẫn người dân ngay tại trụ sở, hoặc làm thay họ trong quá trình nộp hồ sơ.

Một vấn đề khác là các công chức hành chính đang phải xử lý hồ sơ qua hai hệ thống khác nhau: cổng dịch vụ công và phần mềm chuyên ngành. Bà Võ Thị Trung Trinh giải thích rằng hiện vẫn còn nhiều dữ liệu chưa thống nhất giữa TP.HCM và các bộ, ngành, khiến công chức phải làm việc song song trên hai hệ thống. Khi dữ liệu được kết nối đầy đủ, việc xử lý hồ sơ sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Dự kiến vào tháng 12 năm 2024, TP.HCM sẽ đưa vào khai thác nền tảng số hóa dùng chung. Đây là một phần quan trọng của mô hình chính quyền số, cung cấp dịch vụ lưu trữ, quản lý và chia sẻ dữ liệu trên một nền tảng thống nhất. Mục tiêu của nền tảng này là tạo lập và lưu trữ dữ liệu một cách thống nhất, tái sử dụng nhiều lần, và tiết kiệm chi phí cho các cơ quan nhà nước, quận, huyện, và sở ngành trên địa bàn thành phố.

Với các nỗ lực không ngừng trong cải cách hành chính, tái cấu trúc quy trình và đẩy mạnh sử dụng dữ liệu, TP.HCM đang hướng tới mục tiêu xử lý 80% hồ sơ hành chính hoàn toàn qua mạng vào năm 2025. Những cải tiến này không chỉ mang lại lợi ích lớn cho người dân và doanh nghiệp mà còn là nền tảng để xây dựng một chính quyền số hiện đại, minh bạch và hiệu quả.

Bích Ngân