Họp ‘không giấy’: Cần tiết kiệm từ khi sắm máy

Sau 2 năm kể từ phiên họp “không giấy” đầu tiên ở TP Đà Nẵng, nhiều tỉnh thành đang triển khai việc mua sắm, trang cấp máy móc. Giải pháp đang được đồng tình và lan rộng. Nhưng mua máy xong rồi, dùng máy như thế nào cho hiệu quả?

BBT trân trọng giới thiệu hai ý kiến bạn đọc về vấn đề này.

Trang cấp máy cho cá nhân: Nên hay chưa?

Chương trình phòng họp không giấy, ứng dụng công nghệ thông tin các kỳ họp được đồng tình và được xem như giải pháp tiết kiệm. Nhiều địa phương đang trong lộ trình trang cấp máy tính để chuẩn bị cho chương trình này. Nhiều tỉnh thành chuẩn bị họp không giấy bắt đầu từ họp HĐND cấp tỉnh thành.

Tỉnh tôi (Hậu Giang) đã có huyện bắt đầu trang bị máy cho đại biểu và cán bộ đầu ngành cấp huyện. Nhiều tỉnh thành khác, nơi thì đang sắm máy tính bảng chuẩn bị họp kiểu mới, nhiều nơi cấp riêng cho đại biểu (và được mang về nhà).

Người dân như tôi có mấy băn khoăn. Thứ nhất, về kinh phí trang cấp máy, hẳn nhiên từ ngân sách, máy này được xem là tài sản công hay không?

Việc quản lý, sử dụng tài sản công này cần có quy định rõ ràng kể cả trường hợp hư hỏng, trục trặc, phải đảm bảo mọi chuyện đều ổn cho cuộc họp. Khi hết nhiệm kỳ hoặc người được cấp máy thay đổi nơi làm việc thì xử lý thiết bị này như thế nào?

Nói như ông Lê Văn Thinh – chủ tịch UBND quận Bình Tân, TP.HCM – về phòng họp kiểu mẫu rất cần được lưu tâm. Từ phòng họp mẫu, các nơi cùng học hỏi nhau, cải tiến chuyện họp từ hình thức đến nội dung chứ không chỉ là câu chuyện mỗi người phải có một máy.

Chúng ta không nên quá vội vàng, ào ạt trang bị máy cho cá nhân các quan chức trong khi chưa xây dựng được cơ sở pháp lý cụ thể trong quản lý và vận hành hệ thống này. Việc xây dựng phòng họp mẫu hiện nay là hết sức cần thiết và nên được làm trước tiên.

Trong đó, cơ sở hạ tầng về hệ thống băng thông Internet cần đủ mạnh để phục vụ cùng lúc đến cả trăm máy truy cập. Thiết bị điện tử phục vụ các cuộc họp, theo tôi, cần được đặt cố định tại phòng họp thay vì cấp cho cá nhân mang về tự quản lý.

Các chương trình, phần mềm cài đặt trên thiết bị cần thống nhất, bảo mật thông tin. Điều này cũng giúp bộ phận kỹ thuật quản lý, sửa chữa, cài đặt chương trình trên từng máy trước kỳ họp, tránh được trục trặc khiến đại biểu không thể sử dụng được khi họp.

Thiết bị điện tử có thời gian sử dụng khá ngắn, nhiệm kỳ của các đại biểu thì dài. Nên cần thận trọng với việc cấp máy cho cá nhân.

Ngân sách đang eo hẹp, nếu đặt mục tiêu tiết kiệm thì cần tính toán kỹ và thực hiện hiệu quả hơn với việc mua sắm hàng loạt thiết bị và việc quản lý sử dụng những tài sản này.

Điều người dân mong đợi

Cuộc họp “không giấy” được xem là một hình thức đáng hoan nghênh, thiết thực góp phần nâng cao hiệu quả công tác cải cách hành chính cũng như nâng cao hiệu quả công việc của cán bộ, công chức và đại biểu dân cử.

Ai cũng có thể thấy họp không giấy chắc chắn sẽ tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu, loại bỏ những rườm rà không đáng có khi phải ôm hàng đống tài liệu bên mình… Đối với những người có khả năng tốt về tin học sẽ áp dụng để khai thác thông tin, tiếp nhận, phản hồi các thông tin trong quá trình làm việc.

Tuy nhiên, vẫn còn có những vấn đề không thể không lưu tâm trong quá trình thực hiện. Nếu chúng ta chỉ coi việc ứng dụng mô hình này như một kiểu khuyến khích thì có lẽ sẽ hợp lý hơn.

Nhiều nước, nhiều tổ chức quốc tế lớn đi trước chúng ta về công nghệ nhưng vẫn sử dụng các hình thức truyền thống trong hội họp, hoặc tùy các cuộc họp khác nhau với những nội dung khác nhau sẽ sử dụng các hình thức khác nhau.

Trong thực tế, có những cuộc họp sử dụng giấy bút không chỉ giúp đại biểu vạch ra các nội dung cần lưu tâm mà còn giúp dễ dàng nhập tâm các vấn đề ấy. Việc trang bị máy tính bảng cho đại biểu, cán bộ, công chức cũng cần nghiên cứu một cách thấu đáo và phải có những quy định về bảo mật, sử dụng… để tránh trường hợp làm lọt, làm lộ bí mật, hoặc có những trường hợp máy đem về nhà có thể được sử dụng vào việc khác.

Máy tính bảng phải để nơi làm việc hoặc trong phòng họp thì sao? Như vậy lại hạn chế công năng làm việc của loại hình này. Cán bộ, công chức, đại biểu không phải ai cũng giỏi công nghệ. Đối với những người có tuổi, nhiều khi đây lại là một “cực hình” đối với họ.

Chưa tính đội ngũ cán bộ, công chức ở Việt Nam gồm mấy triệu người, chỉ riêng đại biểu HĐND các cấp đã có số lượng rất lớn.

Hiện cấp tỉnh có gần 4.000 đại biểu, trên 25.000 đại biểu HĐND cấp huyện và gần 300.000 đại biểu HĐND cấp xã. Kinh phí trang bị máy cho đại biểu là rất lớn. Chúng ta đã có quá nhiều bài học về việc lãng phí này.

Cái gì cũng có hai mặt của nó và có lẽ cũng không nên chú trọng vào vấn đề hình thức mới để rồi quên đi nội dung các cuộc họp, quên đi các giải pháp nâng hiệu quả sau cuộc họp cũng như chuyện giải quyết các vấn đề của người dân ra sao.

Có thể thấy chuyện khắp nơi mua sắm thiết bị cho hình thức họp không giấy là chuyện trong nay mai. Nhưng đi cùng với việc này nên tìm và nhân rộng những điển hình hiệu quả thực chất từ các cuộc họp, từ họp đi vào cuộc sống như thế nào.

Điều này quan trọng hơn và được người dân mong chờ nhiều hơn.

(Theo Tuổi Trẻ)